Para estudiar y acordar todos estos detalles se reunieron el pasado 17 de julio la Hermandad de Ntra. Sra. de los Clarines, el Ayuntamiento de Beas, la Subdelegación del Gobierno en Huelva, la Guardia Civil, el Cuerpo Nacional de Policía, la Policía Local de Beas, el Consorcio provincial de Bomberos y el servicio de Emergencias 112.